Mỗi nhân viên có một AI Agent riêng. accd.dev là phần quản lý toàn bộ dàn agent đó: ai được làm gì, tiêu bao nhiêu tiền, làm theo quy trình nào, và ai duyệt trước khi việc chạy thật.
Vấn đề không phải AI làm được hay không. Vấn đề là khi AI đã chạy trong công ty, không ai trả lời được 4 câu hỏi này.
Mỗi người một tài khoản. Cuối tháng nhận một hoá đơn to. Không biết phòng nào tiêu bao nhiêu, việc nào đắt. Muốn cắt cũng không biết cắt chỗ nào.
Nó gửi email cho khách, sửa file, gọi API. Xong rồi không còn dấu vết. Có sự cố thì chỉ còn ảnh chụp màn hình.
Trợ lý chung nạp hết tài liệu vào một chỗ rồi trả lời mọi người. Bảng lương, hợp đồng, dữ liệu khách. Quyền của con người biến mất khi hỏi qua AI.
Công ty có quy trình riêng, có quy định riêng. AI không biết những thứ đó. Nó làm nhanh, nhưng làm theo cách của nó chứ không theo cách của công ty.
Bốn câu hỏi trên thành bốn lớp. Chúng dùng chung một sơ đồ phòng ban và một bảng phân quyền, nên không rời rạc.
Mọi lượt gọi AI đều đi qua hệ thống. Nên mỗi đồng tiêu ra đều biết của ai, phòng nào, việc gì.
Mỗi lượt ghi một dòng: ai chạy, phòng nào, việc gì, hết bao nhiêu. Xem theo ngày, tuần, tháng. Xem theo người, phòng, dự án. Mọi con số bấm xuống được tới việc gốc.
Đặt trần cho công ty, phòng, dự án và từng người. Hết tiền thì việc dừng và báo, không tiêu lén. Muốn vượt thì xin duyệt.
Quản trị bật model nào, cho ai. Nhân viên chọn trong danh sách đó. Đổi nhà cung cấp chỉ là đổi cấu hình.
Xem theo người và theo phòng: làm được bao nhiêu việc, bao nhiêu việc bị trả lại, tốn bao nhiêu tiền mỗi việc. Mỗi điểm số bấm ra được bằng chứng.
Project ở đây chứa cả hội thoại, file, hướng dẫn và danh sách việc. Người và agent nằm chung một bảng việc.
Project riêng là chỗ làm việc của một người. Project chung của cả phòng, ai được vào thì theo phân quyền.
Trong bảng việc, người nhận có thể là nhân viên hoặc agent. Việc của agent hiện rõ trạng thái: đang chờ · đang chạy · chờ duyệt · lỗi.
Agent làm xong thì việc chưa đóng. Kết quả vào hàng chờ duyệt của người phụ trách. Bấm Đạt hoặc Trả lại kèm lý do.
Việc trễ hạn, dự án im lặng, việc không ai nhận. Thấy ngay trên bảng, không phải đi hỏi từng người.
Đây là chỗ dễ rò rỉ nhất. Nguyên tắc: lọc quyền trước rồi mới tìm, không tìm xong rồi mới che.
Tải lên → xử lý → công bố cho ai đọc → thay bản mới → lưu trữ. Bản cũ vẫn tra lại được.
Nhân viên hỏi gì thì AI chỉ lấy từ tài liệu người đó có quyền xem. Đổi phòng, thu quyền thì AI cũng mất quyền theo.
Không có nguồn thì không tính là câu trả lời. Bấm vào nguồn ra đúng đoạn, đúng trang, đúng bản tài liệu.
File nhân viên gửi vào chat được giữ lại, bóc nội dung, tóm tắt. Dữ liệu nhạy cảm được che, ai mở xem đều có ghi log.
Lớp này dạy cho agent cách công ty làm việc. Không có nó, AI làm nhanh nhưng làm sai cách. Có nó, agent làm đúng quy trình như một nhân viên đã được đào tạo.
Trưởng phòng ngồi trả lời từng câu hỏi, agent viết ra bản quy trình. Có sẵn tài liệu thì thả vào, agent đọc và chỉ hỏi phần còn thiếu. Chỗ nào chưa rõ thì đánh dấu để người chốt.
SOP không nằm im trong thư mục. Nó là thứ agent đọc trước khi làm việc. Duyệt chi, gửi báo giá, xử lý khiếu nại đều theo đúng các bước công ty đã chốt.
Hệ thống so cách mọi người làm thật với SOP đã viết. Lệch chỗ nào thì chỉ ra chỗ đó. Hai lựa chọn: nhắc đội làm đúng, hoặc sửa SOP vì thực tế hợp lý hơn.
Mỗi việc quan trọng đều ghi lại: theo quy trình nào, phiên bản nào, ai duyệt, lúc nào. Khi cần giải trình thì có hồ sơ, không phải trí nhớ.
Đây là điểm khác lớn nhất so với một con chatbot. accd.dev tự chia việc cho nhiều agent và tự cấp quyền cho từng agent theo đúng phần việc của nó.
Ví dụ: "Chốt hồ sơ thanh toán đợt 3 cho nhà thầu B". Hệ tự tách ra: đọc hợp đồng, đối chiếu khối lượng, kiểm hoá đơn, soạn tờ trình. Mỗi phần là một việc con.
Các agent con chạy song song, mỗi con lo một phần. Chúng báo kết quả về agent chính để ráp lại thành một hồ sơ hoàn chỉnh.
Agent con chỉ được đụng vào đúng phần nó cần. Không có đường nào để nó lấy thêm quyền. Đây là chỗ nhiều hệ thống multi-agent khác bỏ ngỏ.
Năm agent con chạy thì chi phí vẫn cộng về đúng một việc cha. Bạn nhìn thấy một con số, không phải năm dòng rời rạc.
Báo cáo tuần, đối chiếu công nợ, quét đơn hàng chậm. Đặt lịch một lần, agent tự chạy. Mỗi lần chạy vẫn ghi sổ và vẫn qua cửa duyệt như thường.
Bảng phân quyền là phòng × vai trò. Có 4 vai trò: nhân viên, trưởng phòng, ban điều hành, quản trị hệ thống.
Sửa quyền thì xem trước thay đổi rồi mới lưu. Mỗi lần sửa đều có ghi lại.
Đọc dữ liệu thì agent tự làm. Ghi vào hệ thống thì phải xem trước. Gửi ra ngoài công ty thì bắt buộc có người duyệt.
Người duyệt có thời hạn. Quá hạn thì tự đẩy lên cấp trên.
Phần này ít ai nhìn thấy, nhưng nó quyết định hệ thống có đáng tin hay không.
Trước khi chạy, agent nhận một giấy phép ghi rõ: chạy cho ai, phòng nào, được dùng công cụ gì, được tiêu bao nhiêu, hết hạn lúc nào. Trong đó không có mật khẩu hay khoá API. Hết giờ là hết hiệu lực.
Phần thông tin chung — ai chạy, việc gì, hết bao nhiêu — quản lý xem được. Phần nội dung — đề bài và kết quả — chỉ chủ nhân xem. Sếp muốn đọc nội dung thì được, nhưng có ghi log và nhân viên nhìn thấy.
Màn hình duyệt hiện đúng email sẽ gửi, đúng dòng sẽ ghi. Không phải một câu mô tả chung chung. Duyệt xong là khoá lại, agent đổi ý thì phải hỏi lại.
Cấp quyền, đổi ngân sách, duyệt, từ chối, mở xem dữ liệu nhạy cảm. Mỗi việc một dòng, xuất ra được theo khoảng thời gian.
Bấm để mở từng ví dụ.
Cách phổ biến hiện nay là mua license cho từng người rồi để mọi người tự xoay. Cách đó chạy được, tới một quy mô nhất định.
| Tiêu chí | accd.dev | Mỗi người một tài khoản |
|---|---|---|
| Chi phí | Một sổ, xem theo người và phòng | Nhiều hoá đơn, không biết tiêu vào việc gì |
| Phân quyền | Theo phòng và vai trò, giữ nguyên khi hỏi qua AI | Ai dán tài liệu gì vào cũng được |
| Truy vết | Sổ việc và nhật ký đầy đủ | Lịch sử chat cá nhân, mất khi người nghỉ |
| Quy trình công ty | Agent đọc SOP trước khi làm | AI làm theo cách của nó |
| Việc rủi ro | Xem trước và có người duyệt | Agent tự làm, biết khi đã xong |
| Việc lớn nhiều bước | Nhiều agent chia nhau, quyền tách riêng | Một cửa sổ chat, người tự ghép |
| Người nghỉ việc | Thu quyền, dữ liệu ở lại công ty | Ngữ cảnh đi theo tài khoản cá nhân |